Essa prática cria muitos benefícios para o trabalho individual, mas também enseja desafios para atuar colaborativamente. Abaixo, mostro algumas ideias para essa questão.
Selecionei apenas ferramentas multiplataforma. Ou seja, que permitem realizar a tarefa a partir de várias estações de trabalho. Além disso, a maioria dos recursos são gratuitos.
Comunicação
O primeiro passo é construir a confiança mútua. Reuniões via Zoom, Microsoft Teams ou o Google Meet. Para encontrar um horário propício para todos se reunirem, o Google Agenda tem um ótimo recurso. Depois, não esqueça de enviar um e-mail com um resumo do que foi definido, destacando responsabilidades e prazos.
Na sequência, seja acessível. Responda prontamente e-mails e fique disponível no horário comercial. Embora haja muitos comunidadores (Facebook Messenger, Telegram, o super seguro Signal etc.) opte pelo método que o cliente mais utiliza. Provavelmente, será o onipresente WhatsApp. Porém, optaria por sua versão na web. É bem melhor para responder mensagens. Além disso, numa tela maior, é mais fácil identificar erros na escrita.
Guarde todas as mensagens trocadas (vai por mim, garante sua segurança). Se possível, peça a confirmação de recebimento do e-mail. Já me evitou bastante confusão, no estilo “não recebi mensagem sobre isso”, “não foi o que combinamos” etc. Caso não receba resposta, envie novamente. Se notar que a comunicação está truncada, ligue.
Caso opte pelo vídeo, vista-se apropriadamente, bem como esteja num local que lembre uma atuação profissional (mesmo que seja na sua residência). Ao invés de oferecer soluções genéricas, é importante envolver o cliente no processo. Assim, ela se sentirá ouvido, colaborando no trabalho.
Proposta
Depois da prospecção, não inicie logo as atividades. Não esqueça de ter um contrato assinado, com texto claro, que diga quais são as obrigações e responsabilidades de cada parte. Há soluções que permitem a assinatura eletrônica.
É necessário também definir quais serão as etapas do projeto e estipular os prazos do projeto. Não apenas seus, mas também dos clientes (aprovação, envio de materiais etc.) Se houver atraso, muitos contratantes esquecem que demoraram a remeter o que foi acordado, mas lembram-se de cobrar o material final. Por isso, deixe claro que a protelação da entrega pode refletir na execução do trabalho.
O trato inicial é importante, mas não fique refém dele. Seja criativo. Busque soluções alternativas. Muitas vezes, o cliente pode prometer, mas não cumprir (envio de imagens, informações etc.) Procure alternativas na internet, por exemplo. Ganhará pontos. Outro detalhe importante é não atrelar sua atividade a outra demanda (exemplo: você fez os textos, mas outro profissional ficou responsável pelo design). Pagamentos e prazos devem ser distintos, a não ser que tenha sido contratado para liderar todo o projeto.
Por outro lado, é recomendável estipular o número de revisões do cliente. Sem isso, a evolução das atividades se torna errática. A questão vai além do retrabalho, pois gera estouro de orçamento, prazos dilatados, perda de oportunidades comerciais etc.
Gestão do projeto
Há ferramentas digitais que facilitam bastante o gerenciamento de projetos. Apps como Trello e Asana são os meus preferidos, por organizarem o fluxo de trabalho em cartões, no estilo kanban.
Ao invés de criar arquivos (como textos e planilhas) no computador, opte por suíte de aplicativos online (Google Docs e Office Online) e discos virtuais (Google Drive, Box, OneDrive e Dropbox). Para anotações, há os ótimos Notion e Obsidian, mas esses requerem uma curva de aprendizado maior. Algumas opções mais simples são: Dropbox Paper, Evernote, Onenote e Google Keep. Se quer uma ferramenta menos rebuscada, focada apenas na redação de texto, vá de Simplenote.
(Cuidado ao receber arquivos via comunicadores. Ainda mais se trabalha com material gráfico. A praticidade e a rapidez da comunicação tem um preço: fotos, por exemplo, têm sua resolução diminuída. Recomendo hospedar na nuvem, nos discos rígidos virtuais citados anteriormente)
Como o contato será feito de forma virtual, zele pelo fluxo comunicativo. Evite ser direto demais, bem como não inunde o cliente com mensagens fragmentadas e repetitivas. Eu utilizo relatórios (quinzenais ou mensais) que lembram o andamento das atividades. Deixo claro o que já foi feito e, no caso de aprovação, informo que estou partindo para outra etapa. Ser proativo é melhor do que ser cobrado. Ademais, esse cuidado permite que você se organize com antecedência.
Quando o trabalho envolve vários fornecedores, adotar uma plataforma mais robusta, como o app Slack, pode ser a solução para evitar a troca insana de documentos por e-mail. Se a diferença de fuso horário é grande entre a equipe, Timezone é uma ótima forma de sincronizar todo mundo.
Disciplina
Trabalhar sozinho pode ser um convite para a procrastinação. Para contornar a distração, Escape, RescueTime e Forest são bons recursos. Se quer monitorar seu tempo de trabalho, ainda mais se cobra por hora, utilize ferramentas como Toggl, Hours Time Tracking, Paydirt e Timely.
Seja cético mesmo quando os clientes prometem utilizar esses recursos. Muitos aderem no início e vão abandonando com o tempo. Na prática, a maioria deles optará por e-mail ou Whatsapp mesmo, ferramentas já inseridas no dia a dia.
O mais importante é você controlar o andamento do projeto. A maioria dos contratantes está envolvida em outras atividades, até porque muitas das demandas solicitadas não fazem parte do seu core business. Por isso, se ele está terceirizando determinada atividade, é melhor também que você assuma as rédeas do projeto.
Esse texto passa por constante atualização. Teria alguma dica? Compartilhe.
Imagem via Flickr de DarthNick